5 Use Cases zu KI-gestützter Automatisierung

KI-gestützte Lösungen (z.B. Microsoft Azure AI Dienste) bieten mittelständischen und großen Unternehmen vielfältige Einsatzmöglichkeiten

Die Automatisierung betrieblicher Prozesse mit KI wird immer wichtiger, um Effizienz und Produktivität zu verbessern. 

Durch den Einsatz passender KI Tools haben Sie die Möglichkeit 

wiederkehrende Aufgaben zu optimieren und langfristig wertvolle Ressourcen einzusparen.

In diesem Artikel stellen wir fünf praxisnahe Anwendungsfälle vor, die zeigen, wie Unternehmen von der KI-gestützten Automatisierung profitieren können.

1. Informationsmanagement: Automatisierter Mailversand und Terminvergabe

Herausforderung

Die Verwaltung von E-Mails und Terminen nimmt viel Zeit in Anspruch und führt oft erhöhtem Workload, Verzögerungen oder Doppelbuchungen.

Lösung

KI-gestützte Systeme können E-Mails automatisch generieren - basierend auf bestimmten Inhalten oder Anfragen. Zudem lassen sich Terminvereinbarungen effizient koordinieren, indem verfügbare Zeitfenster erkannt und automatisch vorgeschlagen werden. Externe Tools (wie z.B. AI MailMaestro) unterstützen ideal bei "oberflächlichen" Anliegen.

Wenn jedoch bei der KI firmenbezogenes Vorwissen gefragt ist, kann im Informationsmanagement der deutsche KI Chatbot Product Finder helfen. Denn die Webanwendung liefert tiefreichende Antworten auf komplexe Prompts und kann so noch kundenbezogener die Mitarbeitenden unterstützen. 

Nutzen

• Reduzierung manueller Verwaltungsaufgaben
• Schnellere Bearbeitung von komplexen Kundenanfragen
• Effiziente Koordination von Terminen

2. Textverarbeitung: Zusammenfassen umfangreicher Texte aus mehreren Quellen (Datenschutz- und DSGVO-konform)

Herausforderung

Die Analyse und Verarbeitung großer und auch sensibler Datenmengen (z.B. komplexe Kunden- oder Produktdaten) erfordert viel Zeit und kann fehleranfällig sein. Besonders hier muss die Einhaltung des Datenschutzes berücksichtigt werden. Die Inhalte stammen zudem oft aus mehreren Quellen (z.B. E-Mails, CRM-System, Excellisten), was den Überblick und die Organisation zusätzlich erschwert.

Lösung

KI-basierte Tools analysieren lange und unstrukturierte Dokumente automatisiert und generieren prägnante Zusammenfassungen, die eine schnelle Informationsaufnahme der Nutzer ermöglichen. Durch EU Hosting ist die Datensicherheit und Einhaltung des Datenschutzes und der DSGVO gewährleistet. Bei ausgesprochen hohen Anforderungen an Datensicherheit ist die Entwicklung von maßgeschneiderter KI Software empfehlenswert.

Nutzen

• Schnellere Entscheidungsfindung durch komprimierte Informationen
• Effizienzsteigerung bei der Recherche und Dokumentenanalyse
• Reduzierung von Fehlern durch automatisierte Texterkennung

3. Kommunikation: Simultanübersetzung in Echtzeit und Sprachbarrieren lösen

Herausforderung

Besonders international tätige Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Sprachbarrieren in Echtzeit zu überwinden. Auch nationale Unternehmen mit einem nicht deutschsprachigen Kundenstamm werden in diesem Bereich unterstützt. Informieren Sie sich gut über bestehende KI Tools, um den höchsten Mehrwert für Ihren Bedarf zu generieren.

Lösung

KI-gestützte Übersetzungssysteme ermöglichen es, Gespräche und schriftliche Texte in Echtzeit zu übersetzen, sodass eine nahtlose Kommunikation gewährleistet wird.

Nutzen

• Verbesserte (globale) Zusammenarbeit und Kundenservice
• Reduzierung von Missverständnissen
• Evtl. Kosteneinsparungen durch den Wegfall teurer Übersetzungsdienste

4. Aufgabenautomatisierung: Effiziente Verwaltung administrativer Prozesse

Herausforderung

Sich wiederholende Verwaltungsaufgaben, wie die Dateneingabe oder die Abwicklung zuverlässiger Preisauskünfte, binden wertvolle personelle Ressourcen. In vielen Branchen schwanken die Preise täglich und allein das Pflegen der Datenbank stellt oft eine Herausforderung für die Mitarbeitenden dar.

Lösung

Eine KI-gestützte Automatisierung übernimmt administrative Aufgaben, indem Daten erfasst, Kundenanfragen (z.B. zu Preisauskünften) verarbeitet und sich wiederholende Workflows effizient gesteuert werden.

Nutzen

• Entlastung der Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben
• Schnellere Bearbeitung administrativer Prozesse
• Minimierung von Fehlern durch standardisierte Abläufe 

5. Spracherkennung: Transkription und Diktatverarbeitung

Herausforderung

Die manuelle Transkription von internen oder auch externen Meetings und Workshops, die Dokumentation von Beratungsgesprächen mit Kunden oder das Diktieren von Berichten ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Wir testen aktuell deutschsprachige KI Lösungen, die wir unserem Kundenstamm empfehlen können.

Lösung

KI-basierte Spracherkennung wandelt gesprochene Sprache automatisch in Text um und ermöglicht eine schnelle und präzise Dokumentation. Hier gibt es für den englisch sprachigen Raum bereits zuverlässige Tools. 

Nutzen

• Automatische Protokollierung von Besprechungen
• Zeitersparnis durch schnelle Textumwandlung
• Hohe Genauigkeit bei der Spracherkennung